Asiakasrekisteri - tietosuojaseloste

Laatimispäivä 04.01.2018
Rekisterinpitäjä Rauno Kuoppala
Ravurinkatu 19
0405889974
rauno.kuoppala@trameta.fi
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa Rauno Kuoppala
Ravurinkatu 19
0405889974
rauno.kuoppala@trameta.fi
Rekisterin nimi Asiakasrekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus Rekisterin käyttötarkoitus on yrityksen asiakasrekisterin ylläpitäminen, asiakkaiden tilausten hallinnointi, arkistointi ja käsittely sekä asiakassuhteen hoitaminen.
Tietoja voidaan käyttää yrityksen toiminnan kehittämiseen, tilastollisiin tarkoitukseen ja henkilökohtai-semman kohdennetun sisällön tuottamiseen verkkopalveluissamme. Henkilötietoja käsitellään henkilötietolain sallimissa ja edellyttämissä rajoissa.
Rekisterin tietoja voidaan käyttää yrityksen omissa rekistereissä esimerkiksi mainonnan kohdistamiseen luovuttamatta henkilötietoja ulkopuolisille tahoille. Yritys saattaa käyttää asiakas- ja palvelusuhteen ylläpitämiseen yhteistyökumppaneita, jolloin osia rekisteritiedoista saatetaan siirtää yhteistyökumppanin palvelimille teknisten vaatimusten vuoksi. Tietoja käsitellään ainoastaan yrityksen asiakassuhteen ylläpitämiseen teknisten rajapintojen kautta.
Yrityksellä on oikeus julkaista asiakasrekisterin sisältämiä tietoja sähköisenä tai kirjallisena luettelona, ellei asiakas sitä erityisesti kiellä. Luettelolla tarkoitetaan tässä tapauksessa esim. postitustarroja suoramainoksiin tai vastaavia. Asiakkaalla on oikeus kieltää tietojen julkaiseminen ilmoittamalla siitä yrityksen asiakaspalveluun, sähköpostitse (s-postiosoite) tai rekisterin yhteyshenkilölle.
Rekisterin tietosisältö Henkilörekisteri sisältää seuraavia tietoja:
- Henkilön etu- ja sukunimi
- Edustamansa yhteisö
- Sähköpostiosoite
- Postiosoite
- Puhelinnumero
- Tiedot aikaisemmista tilauksista
Säännönmukaiset tietolähteet Tietoja saadaan asiakkaan tekemistä ostoksista yrityksen liikkeissä, verkkopalvelussa tai jälleenmyyjillä sekä palvelun käytön aikana asiakasjärjestelmään liittyvistä ilmoituksista.
Tietoja saadaan asiakkaan tekemistä rekisteröitymisistä sekä asiakassuhteen aikana asiakkaan tekemistä ilmoituksista. Nimi- ja yhteystietojen päivityksiä saadaan myös päivityspalveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä. Tietoja voidaan saada myös alihankkijoilta, jotka liittyvät palvelun käyttämiseen tai tuottamiseen.
Asiakkaiden muista toimista digitaalisessa ympäristössä voidaan saada tietoja yhteistyökumppaneiden sivustoista, tietojärjestelmistä tai muista digitaalisista lähteistä, joihin kirjaudutaan sähköisen kutsun kautta (linkki), evästeiden kautta tai käyttämällä asiakkaille annettuja tunnuksia. Asiakasrekisterin tiedot ovat ainoastaan yrityksen käytössä, paitsi käyttäessä ulkoista palveluntarjoajaa joko lisäarvopalvelun tuottamiseen tai luottopäätöksen tueksi.
Tietoja ei luovuteta yrityksen ulkopuolelle tai sen yhteistyökumppaneiden käyttöön, paitsi luottohakemukseen, perintään tai laskutukseen liittyvissä asioissa sekä lainsäädännön velvoittaessa. Henkilötietoja ei siirretä Euroopan Unionin ulkopuolelle, ellei se ole yrityksen tai sen yhteistyökumppanin teknisen toteutuksen varmistamiseksi tarpeellista. Rekisteröityneen henkilötiedot hävitetään käyttäjän pyynnöstä ellei lainsäädäntö, avoimet laskut tai perintätoimet estä tietojen poistamista.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset Asiakasrekisterin tiedot ovat ainoastaan yrityksen käytössä, paitsi käyttäessä ulkoista palveluntarjoajaa joko lisäarvopalvelun tuottamiseen tai luottopäätöksen tueksi.
Tietoja ei luovuteta yrityksen ulkopuolelle tai sen yhteistyökumppaneiden käyttöön, paitsi luottohakemukseen, perintään tai laskutukseen liittyvissä asioissa sekä lainsäädännön velvoittaessa.
Rekisteröityneen henkilötiedot hävitetään käyttäjän pyynnöstä ellei lainsäädäntö, avoimet laskut tai perintätoimet estä tietojen poistamista.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle Henkilötietoja ei siirretä Euroopan Unionin ulkopuolelle, ellei se ole yrityksen tai sen yhteistyökumppanin teknisen toteutuksen varmistamiseksi tarpeellista.
Rekisterin suojauksen periaatteet A: Manuaalinen aineisto Asiakastapahtumissa kerättävät yhteystiedot ja muut manuaalisesti käsiteltävät asiakastietoja sisältävät asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Ainoastaan määrätyillä, salassapitositoumuksen allekirjoittaneilla työntekijöillä on oikeus käsitellä manuaalisesti tallennettuja asiakastietoja.
Rekisterin suojauksen periaatteet B: ATK:lla käsiteltävät toiminnot Ainoastaan määrätyillä yrityksen ja sen lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on oikeus käyttää asiakasomistaja- ja asiakasrekisteriä ja ylläpitää sen tietoja. Kullakin määritellyllä käyttäjällä on oma henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Jokainen käyttäjä on allekirjoittanut salassapitositoumuksen. Järjestelmä on suojattu palomuurilla, joka suojaa ulkopuolelta tulevia yhteydenottoja järjestelmään.
Evästeet Eväste on pieni tekstitiedosto, joka tallennetaan tietokoneelle, tabletille tai puhelimeen, verkkosivulla vierailun yhteydessä. Evästeet tunnistavat laitteesi verkkosivulla ja muistavat aikaisemmat vierailusi käyttökokemuksen parantamiseksi. Useimmat verkkosivut, mukaan lukien meidän, käyttävät evästeitä. Sinua ei voida tunnistaa pelkästään evästeiden perusteella, mutta yhdessä muiden tietojen kanssa ne voidaan yhdistää sinuun. Tällaisissa tapauksissa evästeitä voidaan pitää henkilötietoina. Emme kuitenkaan pyri tunnistamaan sinua evästeiden avulla.
Käytämme evästeitä pääosin verkkosivujen käyttökokemuksen parantamiseen, verkkosivujen turvallisuuden varmistamiseen, ja tilastotietojen keräämiseen verkkosivujemme käytöstä ja mainonnan tehokkuuden mittaamiseen.
Käytämme verkkosivuillamme pääosin toiminnallisia evästeitä, jotka ovat välttämättömiä verkkosivujen ja sen ominaisuuksien käyttämiseen. Evästeitä käytetään esimerkiksi kirjautumistietojen ja kieliasetusten muistamiseksi. Nämä evästeet keräävät anonyymia tilastotietoa siitä, kuinka ihmiset käyttävät verkkosivua. Ne voivat esimerkiksi auttaa meitä ymmärtämään, kuinka käyttäjät käyttävät verkkosivujamme ja mitkä ovat verkkosivumme suosituimmat osat.
Sivustollemme voidaan lisätä kohdennettuja mainosevästeitä. Niitä käytetään, jotta mainonta olisi mielenkiintoisempaa ja vastaisi paremmin tarpeitasi. Voimme myös käyttää näitä evästeitä rajoittaaksemme sinulle näkyvien mainosten määrää ja arvioidaksemme mainonnan tehokkuutta verkkosivuilla. Evästeet ovat yleensä kolmannen osapuolen hallinnoiman mainosverkoston asettamia, jotta sinulle voidaan tarjota verkkokäyttäytymisesi perusteella mielenkiintoista sisältöä.
Voimme käyttää myös sosiaalisen median evästeitä verkkosivuillamme. Nämä evästeet keräävät tietoa siitä, mitä olet tehnyt sosiaalisen median verkkosivuilla. Emme vastaa tällaisista evästeistä. Tutustu huolellisesti kyseisten kolmansien osapuolien tietosuojakäytäntöihin.
Yleensä käytämme evästeitä väliaikaisesti selausistunnon kannalta olennaisten asetusten muistamiseksi. Nämä evästeet asetetaan yhdelle istunnolle kerrallaan ja niitä säilytetään siihen saakka, kunnes selain suljetaan. Istuntokohtaiset evästeet eivät tallennu laitteesi kovalevylle. Pysyviä evästeitä käytämme yleensä kohdennettua mainontaa varten ja saadaksemme tietoa verkkosivujemme käytöstä. Pysyviä evästeitä säilytetään kovalevylläsi myös selausistuntojen välillä, kunnes poistat ne tai määritelty säilytysaika päättyy.  Säilytämme pysyviä evästetietoja enintään 2 vuotta.
Voit hyväksyä tai kieltää evästeiden käytön selainasetuksistasi. Siellä voit myös halutessasi tyhjentää evästehistoriasi. Selaimet yleensä mahdollistavat eri tapoja evästeiden käytön estämiseksi ja evästehistorian hallinnoimiseksi. Hyväksymällä evästeet saat parhaan käyttökokemuksen verkkosivuillamme. Mikäli kiellät evästeiden käytön, eräät sivujen ominaisuudet eivät välttämättä toimi laitteellasi. Tämän vuoksi suosittelemme hyväksymään evästeiden käytön.
Tarkastusoikeus Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä tietoja hänestä on rekisterissä. Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisena ottamalla yhteys yrityksen asiakaspalveluun tai rekisterin yhteyshenkilöön suomeksi tai englanniksi. Tarkastuspyyntö on allekirjoitettava.
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa käsittely ja luovuttaminen suoramainontaa, etämyyntiä ja suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten ottamalla yhteys yrityksen asiakaspalvelupisteeseen.
Oikeus vaatia tiedon korjaamista Rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto on oikaistava, poistettava tai täydennettävä.
Korjauspyyntö tulee tehdä omakätisesti allekirjoitetulla kirjallisella pyynnöllä yrityksen asiakaspalveluun tai henkilörekisterin ylläpitäjälle. Pyynnössä tulee yksilöidä mitä tietoja vaaditaan korjattavaksi ja millä perusteella. Korjaaminen toteutetaan viivytyksettä. Virheen korjaamisesta ilmoitetaan sille, jolta virheelliset tiedot on saatu tai jolle tiedot on luovutettu. Korjauspyynnön epäämisestä rekisterin vastuuhenkilö antaa kirjallisen todistuksen, jossa mainitaan syyt, joiden vuoksi korjauspyyntö on evätty. Asianomainen voi saattaa epäämisen
tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.
Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen ja käsittely suoramainontaa ja muuta markkinointia varten, vaatia tietojen anonymisointia soveltuvin osin sekä oikeus tulla kokonaan unohdetuksi.